Nastavenie maticovej analýzy

Príprava: Správne dokumenty a kritériá

Pred vytvorením prvej maticovej analýzy si ujasnite dve veci: Ktoré dokumenty chcete analyzovať a aké informácie z nich potrebujete získať? Dobrá príprava vám neskôr ušetrí čas a vedie k lepším výsledkom.

Najprv zhromaždite všetky relevantné dokumenty. Môže ísť o zmluvy rovnakého typu, rôzne súdne rozhodnutia k určitej téme alebo compliance dokumenty, ktoré treba preskúmať podľa jednotných kritérií.

Krok 1: Spustenie novej maticovej analýzy

Otvorte aplikáciu Noxtua a v ľavom navigačnom paneli prejdite do sekcie „Maticová analýza“. Kliknutím na „Nová analýza“ vytvorte novú maticu. Teraz vstúpite do pracovného priestoru pre svoju novú analýzu.

Krok 2: Nahranie dokumentov

Nahrajte všetky dokumenty, ktoré chcete analyzovať, najviac však 50 súborov.

Každý nahraný dokument sa automaticky zobrazí ako riadok vo vašej matici. Uvidíte názvy súborov a už môžete rozpoznať, ako bude vaša matica štruktúrovaná.

Krok 3: Definovanie prvého stĺpca

Teraz prichádza najdôležitejšia časť: definovanie hodnotiacich kritérií. Kliknutím na „Pridať stĺpec“ vytvorte prvé kritérium.

Najprv vyberte vhodný formát údajov pre svoj stĺpec. Na výber máte:

• Text je vhodný na podrobné odpovede alebo citácie z dokumentov.

• Číslo sa používa pri merateľných hodnotách, ako sú lehoty, sumy alebo percentá.

• Áno/Nie je ideálne na jednoduché hodnotenia, napríklad „ustanovenie je prítomné“ alebo „podmienka je splnená“.

• Kategórie sú užitočné pri hodnoteniach typu „nízke/stredné/vysoké“ alebo „zelená/žltá/červená“.

• Dátum sa používa, keď chcete extrahovať konkrétne časové údaje.

• Zoznam s odrážkami pomáha vytvoriť štruktúrovaný prehľad informácií.

V našom príklade so zmluvami o spracúvaní osobných údajov začneme sprostredkovateľom. Ako formát vyberte „Text“ a zadajte výstižný názov stĺpca.

Krok 4: Formulovanie vhodného zadania

Každý stĺpec potrebuje zadanie, ktoré AI vysvetlí, aké informácie má z jednotlivých dokumentov extrahovať. Sformulujte toto zadanie čo najpresnejšie.

Pre dátový bod týkajúci sa sprostredkovateľa by vaše zadanie mohlo znieť: „Kto je podľa zmluvy sprostredkovateľom? Extrahujte iba názov zmluvnej strany.“

Po uložení zadania začne Noxtua analyzovať všetky nahrané dokumenty. Uvidíte, ako sa výsledky postupne dopĺňajú po jednotlivých stĺpcoch.

Krok 5: Pridanie ďalších stĺpcov

Teraz pridajte ďalšie stĺpce, aby ste zachytili všetky dôležité aspekty svojich dokumentov. Pri zmluvách o spracúvaní osobných údajov by ďalším stĺpcom mohol byť zoznam s odrážkami pre typ spracúvania s týmto zadaním: „Čo je podľa zmluvy predmetom spracúvania údajov, teda na aký účel a aké údaje sa spracúvajú?“

Krok 6: Kontrola a optimalizácia výsledkov

Kým Noxtua vyplňuje vašu maticu, mali by ste výsledky namátkovo kontrolovať. Pozrite si jednotlivé položky a porovnajte ich s pôvodnými dokumentmi. Ak výsledky nespĺňajú vaše očakávania, možno bude potrebné upraviť zadania.

Stačí kliknúť na ikonu úprav vedľa názvu stĺpca a zadanie spresniť. Matica sa automaticky aktualizuje o nové výsledky.

Krok 7: Export a zdieľanie výsledkov

Vaša dokončená matica teraz poskytuje štruktúrovaný prehľad všetkých dôležitých aspektov vašich dokumentov. Ak chcete výsledky použiť na ďalšie účely, kliknite na „Exportovať“ a získate súbor vo formáte .xlsx.

Tipy na úspešné maticové analýzy

Tip 1: Ak chcete analyzovať veľmi veľké objemy dokumentov, odporúčame najprv otestovať zadania na niekoľkých dokumentoch. To šetrí čas a výpočtovú kapacitu. Ak sú výsledky uspokojivé, môžete nahrať zostávajúce dokumenty a rozšíriť tak analýzu AI.

Tip 2: Na vytvorenie rýchlych prehľadov použite formát Kategórie. Semaforový systém alebo rizikové kategórie nielen sprehľadnia vašu maticu, ale pomôžu aj okamžite identifikovať potrebné kroky.

Tip 3: Pri zložitejších analýzach môžete v jednom stĺpci kombinovať viacero zadaní alebo vytvárať odkazy medzi rôznymi stĺpcami. Ak chcete napríklad vytvoriť hodnotenie rizika na základe výsledkov niekoľkých ďalších stĺpcov, môžete to uviesť v zadaní.